Formation - Acrobat Pro : dématérialisation et Gestion Électronique de Documents (GED)
Déployer des solutions efficaces pour tendre vers le « zéro papier »
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Découvrir les différents types de PDF
Créer des PDF à partir de n'importe quelle source
Enrichir ses fichiers
Modifier ses fichiers et extraire des éléments
Optimiser ses PDF pour une meilleure diffusion
Découvrir les différents types de PDF
• Évaluer le potentiel de ce format
• Identifier les éléments qui peuvent composer un PDF: textes, images, graphiques
➔ Études de cas : visualiser et comparer plusieurs fichiers PDF
Créer des PDF à partir de n’importe quelle source
• Transformer un fichier Word en PDF en fonction du besoin : poids, qualité, accessibilité, archivage
• Numériser un document papier pour obtenir un PDF indexable (texte réel) pour rendre possible la recherche de mot et l'extraction de texte
• Combiner plusieurs PDF en un seul
➔ Exercice : créer ses premiers PDF et appréhender les différents usages
Enrichir ses fichiers
• Commenter un PDF avec le surligneur, la note, le crayon ou d'autres outils
• Exporter et importer des commentaires
• Créer un fichier de synthèse reprenant l'ensemble des commentaires apposés sur un PDF
• Remplir un formulaire, le signer et exporter ses réponses
• Signer un ODF autre qu'un formulaire
• Faciliter et accélérer la recherche par mot clé avec l'indexation
• Placer un logo, un numéro, une date ou un texte sur plusieurs pages (filigrane, pied et en-tête de pages)
➔ Exercice : utiliser les différents outils d’Acrobat Pro pour résoudre des cas concrets de traitement de données multiples et /ou d’archivage.
Modifier ses fichiers et extraire des éléments
• Utiliser les outils de corrections de texte
• Supprimer, ajouter, réorganiser des éléments graphiques
• Ajouter, déplacer, remplacer ou supprimer des pages
• Extraire efficacement des images ou du texte (brut ou formaté) en vue d'un nouveau travail reprenant des éléments d'un ou plusieurs PDF
➔ Exercice : personnaliser un fichier standard
Optimiser ses PDF pour une meilleure diffusion
• Equilibrer au mieux le ratio poids / qualité
• Transformer un fichier PDF (en.doc ou .xls, en image)
• Protéger ses contenus avec un mot de passe
• Rendre ses PDF accessibles aux malvoyants avec les balises
• Archiver ses documents dans un coffre-fort électronique en PDF/A (norme ISO d'archivage)
➔ Plan d'action personnel : élaborer une stratégie de dématérialisation et/ou de GED adaptée aux objectifs des participants
Logiciels : Acrobat Pro, Word, Excel